המשרד האוטומטי - משרד חכם שמייצר יותר כסף בפחות מאמץ
שירות ניהול משרד במיקור חוץ חכם שמשלב אוטומציה מתקדמת עם מנהלת משרד אישית.
העסק שלך לא צריך עוד מנהלת משרד.
יש שלב בעסק שבו כבר יש תנועה: פניות נכנסות, לקוחות פעילים, משימות, גבייה, מסמכים, תזכורות, עובדים ופולואפים,
וגם יותר מדי דברים קטנים שנופלים בין הכיסאות.
- לידים שלא מקבלים מענה: פניות בוואטסאפ ובמייל שלא קיבלו מענה מהיר.
- הגבייה תקועה: כסף שנשאר אצל לקוחות כי אין מעקב או תזכורות.
- עומס קוגניטיבי: הזיכרון שלך הוא ה-CRM, וזה לא יעיל לאף אחד.
- תלות בעובדים: כשמנהלת המשרד עוזבת, כל הידע הולך איתה, והחלפה היא פגיעה בניהול השוטף במהלך תקופת החפיפה של המחליפה.
- שירות הלקוחות איטי: שירות הלקוחות תלוי בזמינות מנהלת המשרד, בעידן שבו מצפים למענה לאורך כל שעות היממה והכי מהר שאפשר.
הגיע הזמן לעבור למודל של המאה ה-21.
הכירו את המשרד האוטומטי – המנוע שמאחורי ההצלחה שלך
אנחנו לא עוד חברת ניהול משרד במיקור חוץ.
אנחנו בונים לעסק שלך תשתית דיגיטלית חסינה ומפעילים אותה עבורך. זהו שילוב עוצמתי בין שני עולמות:
1
המוח הדיגיטלי (אוטומציה):
תהליכים שרצים 24/7 ללא טעויות – קליטת לידים, תזכורות, הנפקת מסמכים, שירות לקוחות עם וואטסאפ בוט, גבייה ועוד.
2
הלב האנושי
(ניהול אישי):
מנהלת משרד מקצועית שמכירה את העסק שלך, מטפלת במקרים חריגים, נותנת יחס אישי ללקוחות ומקבלת החלטות בשטח בכל מקום שמצריך את החדות של העין האנושית והמנוסה.
3
משרד שעובד
בצורה חכמה
בלי יחסי עובד-מעביד, בלי תקלות אנושיות, עם שקט נפשי מוחלט אבל עם אדם שנמצא מאחורי ההגה ויכול לתפוס פיקוד ברגע הנכון.
הגיע הזמן להתקדם למשרד האוטומטי של המאה ה-21
השאירו פרטים ונדבר 🙂
מה אנחנו עושים בפועל? (כדי שאתה תוכל למכור ולעבוד)
01
ניהול לידים ו-CRM:
קליטת פניות מכל הערוצים, תיעוד, מענה והעברה לטיפול.
02
סיסטם של פולואפ:
כל ליד נכנס לתהליך מעקב ברור ואוטומטי עד לסגירה או החלטה.
03
ניהול כספים וגבייה:
מעקב אחר דרישות תשלום, קבלות ותזכורות – והכל אוטומטי
04
אוטומציה של מסמכים:
הצעות מחיר, אישורים וחוזים בצורה מהירה, מסודרת ואחידה.
05
בקרה ודיווח:
דאשבורדים, דו"חות ונתונים שיתנו תמונת מצב מלאה
לקוחות ממליצים
למה זה משתלם יותר מלהסתפק במנהלת משרד בלבד?
הדרך שלך למשרד מתוקתק מתחילה כאן:
- שיחת אפיון: נבין לעומק את כל תהליכי העבודה ונפתור צווארי בקבוק.
- בניית הארכיטקטורה: נגדיר את תהליכי האוטומציה והניהול שמתאימים לך.
- יוצאים לדרך: אנחנו מקימים, מפעילים ומנהלים. אתה מתפנה לצמוח.
זה לא רק לחסוך זמן. זה לייצר כסף ולהפסיק לבזבז אותו!
כשהמשרד שלך מתנהל כמו שעון שוויצרי, חוויית הלקוח משתפרת, הגבייה עולה,
ואתה פנוי לעשות את מה שאתה הכי טוב בו: להגדיל את העסק.
עלות הקמה ואפיון:
כדי לבנות משרד שבאמת עובד עבורך, אנחנו תופרים חליפה אישית למידות העסק. בשלב האפיון נמפה את צווארי הבקבוק ונבנה מפת דרכים שתהפוך את האופרציה למנוע צמיחה. רק לאחר שנבין את הצרכים המדויקים, נוכל להגדיר את היקף ההשקעה החד פעמית הנדרשת לבניית התשתית של המשרד האוטומטי שלכם.
1
מסלול בקרה (Monitor)
לעסקים קטנים ובינוניים שצריכים לבנות פלואו ראשוני או לקבל בקרה שוטפת ודיוקים על תהליכים קיימים.
כולל ניהול אופרטיבי, פיקוח על ממשקים מול צוות ולקוחות, הטמעת שיפורים ודיוקים, ותחזוקה שוטפת עד 5 שעות חודשיות.
השקעה חודשית: 1,000 ש"ח בחודש.
2
מסלול ניהול (Manage) - הנבחרת
וגדולים שזקוקים לניהול, פיקוח צמוד ובקרה שוטפת.
מסלול הבקרה בתוספת מעטפת ניהול מלאה המשלבת אוטומציה וליווי אנושי, טיפול בחריגות ומשימות ידניות, ושיפור מתמשך של תהליכים קיימים עד 10 שעות חודשיות.
השקעה חודשית: 1,800 לחודש.
3
מסלול שותף תפעולי (Scale)
לעסקים בצמיחה שצריכים מעטפת תפעולית רחבה, ניהול צמוד ותיאום בין צוותים, מערכות ותהליכים.
כולל את מסלול הניהול, בתוספת זמינות גבוהה, בקרה על עבודת הצוות מול המערכות, השלמת תהליכים ידניים לפי צורך ואופטימיזציה מתמדת עד 20 שעות חודשיות.
השקעה חודשית: 2,800 ₪.
*המחירים אינם כוללים מע"מ.
*השירות כולל תהליכים אדמיניסטרטיביים בלבד, וכל אוטומציה אחרת שתוזמן ע"י בית העסק תתומחר בנפרד ובתיאום מראש.
*הקמת מערכות חדשות מאפס או הטמעת פלטפורמות שלא הוגדרו בשלב האפיון ולא אושרו כחלק מהתהליך טרם ההטמעה יתומחרו כפרויקט נפרד ובתיאום מראש בלבד.
* עלויות צד ג': עלויות מנויים למערכות אינן כלולות במחיר הריטיינר וישולמו ישירות לספקי השירות. עם זאת, ישנה אפשרות לכלול זאת כחלק מהריטיינר בתוספת תשלום ובתיאום מראש בלבד.
עדיין כותבים ללקוחות "אבדוק ואחזור אליך"?
השאירו ופרטים ותראו איך המשרד יכול לעבוד בשבילכם.
למי זה מתאים?
המשרד האוטומטי מתאים לעסקים שכבר יש בהם פעילות שוטפת, אבל מאחורי הקלעים הכול עדיין נשען על יותר מדי עבודה ידנית, זיכרון, אלתורים והרבה (מאוד) קבצי גוגל שיטס.
זה מתאים במיוחד אם:
01
כמה מערכות
העסק שלכם עובד עם כמה מערכות שונות שלא מדברות אחת עם השנייה: CRM, יומן, מייל, וואטסאפ, טפסים, חשבוניות, גיליונות או מערכות ניהול.
02
עובד ידנית
מנהלת המשרד שלכם עושה הכל ידנית בעצמה, הכל אצלה בזיכרון וכל התהליכים והביצוע תלויים בזמינות שלה.
03
אין מעקב לידים
לידים נכנסים ממקומות שונים, אבל אין תהליך ברור שמוודא שכל פנייה מקבלת מענה ומעקב.
04
גבייה ידנית
תהליך גבייה שמתנהל ידנית, ללא תזכורות וללא מעקבים תלויי תאריך. יש גבייה, תשלומים, מסמכים או אישורים שדורשים יותר מדי תזכורות, בדיקות ורדיפה.
05
תלות בשעות פעילות
לקוחות מקבלים שירות טוב, אבל תלויים בשעות הפעילות של העסק. אתה מרגיש שהעסק גדל, הרווחים גדלים ואפילו העסקת עובדים, אבל המשרד נותר מאחור ולא משתדרג.
06
ניהול משרד יקר
אתם משלמים הרבה כסף לשירותי ניהול משרד, ורוצים להתנהל מעט אחרת עם הכסף שלכם ועדיין לקבל משרד שמתקתק כמו שעון בתמורה.
איך התהליך עובד?
אוטומציה היא כלי. המשרד האוטומטי הוא הפתרון.
אפשר להקים מערכת מצוינת, יעילה ומתוקתקת, אבל השאלה האמיתית היא מה קורה ביום שאחרי:
מי מוודא שהמערכת ממשיכה לשרת את העסק בכל חודש מחדש?
מי מטפל בחריגות שלא נכנסות לתבנית?
מי מזהה שמשהו בתהליך השתנה וצריך דיוק מיידי?
ומי פועל באופן יזום כדי לשמן את גלגלי השיניים ולהפוך אותם לרווחיים יותר?
במודל הריטיינר שלנו, אתם לא מקבלים עוד מערכת שצריך לנהל.
במקום לשבור את הראש מול כלים טכנולוגיים או נהלי עבודה מסורבלים,
אתם מקבלים משרד שעובד עבורכם.
זו תשתית חכמה עם מעטפת ניהול מלאה:
תפעול, תמיכה, ושיפור מתמיד.
זה משרד אוטומטי עם עיניים אנושיות מאחוריו, שמוודאות שהכל דופק בדיוק כמו שצריך.
כדי שהעסק שלך יפסיק לעבוד על ידני ויתחיל לעבוד חכם, זה הזמן להתקדם.
שאלות נפוצות על משרד אוטומטי
אפשר לבצע רק הקמה של האוטומציות ללא שירות ריטיינר חודשי?
בוודאי, אנחנו מבצעים פרויקטים של הקמת תשתיות ואוטומציות כפתרון נקודתי. יחד עם זאת, חשוב להבין את המשמעות: אוטומציה היא מכונית עם מנוע עוצמתי, אבל היא זקוקה לנהג. ללא שירות שוטף, אתה נשאר האחראי הבלעדי על התחזוקה. אם משנים תהליכי עבודה, אם קורים מקרי קצה, שירות לקוחות שאף בוט לא יודע איך להתמודד איתו או שפשוט צריך לעדכן את התהליך – הטיפול חוזר להיות עליך. הריטיינר נועד להסיר ממך את דאגת התחזוקה ולהבטיח שהסיסטם לא רק קיים, אלא באמת עובד ומניב תוצאות מדי יום.
האם ה-AI הולך להחליף את מנהלת המשרד שלי?
בניגוד לכל תרחישי האימה ששומעים מסביב – התשובה היא חד משמעית לא. טכנולוגיה ו-AI יודעים לבצע פעולות חוזרות במהירות שיא, אבל הם חסרי שיקול דעת אנושי, רגישות ללקוח או יכולת לפתור בעיות מורכבות בזמן אמת. אי אפשר להחליף ניהול משרד ב-100% אוטומציה. בלי עין אנושית שמפקחת, מוודאת שהכל דופק ומתערבת היכן שצריך, המערכת לעולם לא תהיה מושלמת. אנחנו לא מחליפים את האדם, אנחנו נותנים לו כוחות על כדי שיתמקד בניהול ולא בהקלדת נתונים.
האם השירות מתאים גם לעסקים קטנים בתחילת הדרך?
השירות מתאים לכל עסק שיש לו תנועה של לקוחות ופעילות אדמיניסטרטיבית שחוזרת על עצמה. למעשה, ככל שמטמיעים את המשרד האוטומטי בשלב מוקדם יותר, כך חוסכים בלגן ניהולי בעתיד. אנחנו מתאימים את היקף השירות לגודל העסק ולצרכים הספציפיים שלו.
כמה זמן לוקח עד שרואים תוצאות?
כבר מרגע סיום האפיון והטמעת האוטומציות הראשונות (לרוב תוך שבועות בודדים), תרגישו הקלה משמעותית בעומס. פתאום לידים יקבלו מענה ראשוני בשנייה שהם פנו, משימות ייפתחו מעצמן, ואתה תפסיק לדאוג שאולי שכחת משהו.
מה קורה אם אני רוצה לשנות את התהליך בעתיד?
זה היופי במודל הריטיינר שלנו. העסק שלך הוא אורגניזם חי – הוא צומח, משתנה ומתפתח. במסגרת השירות השוטף, אנחנו נמצאים שם כדי לעדכן את האוטומציות, להוסיף יכולות חדשות ולדאוג שהמשרד שלך תמיד יהיה בחזית הטכנולוגיה, בלי שאתה תצטרך לשבור את הראש או למצוא מישהו שיעדכן לך את התהליך הספציפי בצנרת השלמה שנמצאת מאחורי הנכס הדיגיטלי שלך.
